Die Coronakrise hat uns gezeigt, dass nicht immer alles nach Plan verläuft und unvorhergesehene Ereignisse zu starken Schwankungen im Umsatz oder im schlimmsten Fall sogar zu Konkurs führen können. Glücklicherweise bringt aber nicht jedes unvorhergesehene Ereignis so starke finanzielle Folgen wie die Pandemie mit sich. Die meisten finanziellen Engpässe lassen sich mit einem sorgfältigen Budgetplan frühzeitig erkennen, sodass KMU rechtzeitig darauf reagieren können. Wir verraten Ihnen, worauf Sie beim Planen des Budgets achten sollten.
Wieso ist eine Budgetplanung wichtig?
Mit einer sorgfältigen Budgetplanung werden finanzielle Engpässe frühzeitig erkannt, sodass ein Unternehmen rechtzeitig darauf reagieren kann. Der Budgetplan hilft KMU also dabei, die Liquidität ihres Unternehmens zu überwachen, indem er als Überblick über die zukünftigen Einnahmen und Ausgaben dient. Er ist somit ein wichtiges Werkzeug zur Liquiditätssicherung.
Budgetplanung – Wo beginnen?
Bevor ein Budgetplan erstellt werden kann, muss festgehalten werden, was die Ziele des Unternehmens sind. Soll beispielsweise bis Ende Jahr ein bestimmter Marktanteil erreicht oder ein bestimmter Umsatz erzielt worden sein? Dann müssen entsprechend Marketingkampagnen lanciert werden. Vergessen Sie beim Planen des Budgets deshalb nicht die Marketingkosten! Vor allem bei wachstumsorientierten Unternehmen und Startups werden die Ausgaben in diesem Bereich hoch ausfallen. Ebenfalls sollte noch vor der Erstellung des Budgetplans überprüft werden, wo im vergangenen Jahr zu viel Geld ausgegeben wurde, wo im nächsten Jahr Kosten eingespart und wo neue Kosten hinzukommen könnten: Waren zum Beispiel die Versicherungsprämien letztes Jahr zu hoch? Oder fehlen in Ihrem Unternehmen wichtige Versicherungen, die sich für Sie lohnen würden, wie zum Beispiel eine Cyberversicherung? Davon abgeleitet kann schliesslich der Budgetplan erstellt werden.
Tipp 1: Unterscheiden Sie die Fixkosten von den variablen Kosten
Kosten lassen sich in fixe und variable Kosten aufteilen. Fixkosten sind jene Kosten, die in der Regel konstant bleiben und die ein Unternehmen immer zahlen muss. Dazu gehören beispielsweise die Miete oder die Löhne der Mitarbeitenden. Da sie konstant bleiben, sind sie einfach vorhersehbar. Der wohl wichtigste Kostenblock dabei ist das Personal. Legen Sie deshalb bei der Budgetplanung besonderes Augenmerk auf die Personalplanung und achten Sie darauf, dass Sie den 13. Monatslohn, die Boni und die Versicherungskosten nicht vergessen.
Variable Kosten hingegen sind weniger vorhersehbar, da sie von jeder produzierten Einheit eines Produkts oder einer Dienstleistung abhängig sind (z.B. Materialaufwand oder Verpackungsmaterial für jedes produzierte Produkt). Es gibt auch halbvariable Kosten, die eine Kombination aus den Fixkosten und variablen Kosten darstellen (z.B. Kosten bei Überstunden eines oder einer Mitarbeitenden).
Tipp 2: Arbeiten Sie mit KPIs
Mithilfe von Key Performance Indicators (KPI) kann der Erfolg der Aktivitäten in Ihrem Unternehmen gemessen und kontrolliert werden. Die wichtigsten KPIs sollten deshalb aus dem Budget abgeleitet werden können.
Tipp 3: Planen Sie das Budget monatlich oder quartalsweise
Ein Budgetplan, der nur das Jahr als Gesamtes betrachtet, macht oft wenig Sinn, da die monatlichen Ein- und Ausgaben nicht immer zwingend gleich hoch sind. Vielmehr empfiehlt sich eine monatliche oder quartalsweise Planung. Vor allem in saisonalen Betrieben ist diese Aufteilung wichtig, da sich die Kosten von Saison zu Saison stark unterscheiden können: In der Hochsaison hat ein Gastrobetrieb mit mehr Personalkosten, aber auch mit mehr Umsatz zu rechnen als ausserhalb der Saison. Indem Sie diese Schwankungen in Ihrem Budgetplan berücksichtigen, vermeiden Sie Verluste in der Hochsaison.
Tipp 4: Gruppieren Sie die Zahlen sinnvoll zusammen
Die Zahlen im Budgetplan sollten sinnvoll gruppiert werden. Beispielsweise können die Kosten in Kosten für die einzelnen Produktgruppen, Kosten für das Marketing etc. aufgeteilt werden. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass die Gruppen nicht zu klein sind und der Budgetplan nicht zu sehr ins Detail geht.
Tipp 5: Erstellen Sie eine bessere und schlechtere Budgetvariante
Manchmal ist es schwierig, die Kosten einzuschätzen, vor allem die Ertragsseite ist grossen Unsicherheiten unterworfen. Es lohnt sich deshalb, eine bessere und eine schlechtere Budgetvariante zu erstellen. Ebenfalls kann es helfen, ein Notfallszenario zu erstellen.
Tipp 6: Gleichen Sie das Budget regelmässig mit den Ist-Zahlen ab
Es bringt nichts, wenn der Budgetplan erstellt, danach aber bis Ende Jahr nicht mehr zur Hilfe gezogen wird. Die Zahlen im Budgetplan sollten regelmässig mit den Ist-Zahlen abgeglichen werden, denn aus der Abbildung der zukünftig erwarteten Geldströme können Sie Über- und Unterdeckungen erkennen und vorausschauend agieren: Ist das letzte Quartal so gelaufen wie angenommen? Zeigt Ihr Budgetplan beispielsweise auf, dass der geplante Kauf eines Lieferwagens im zweiten Quartal zu einer grossen Unterdeckung führt, überlegen Sie sich, ob Sie die Investition nicht besser auf das dritte oder vierte Quartal verschieben oder das Fahrzeug leasen. Wenn Sie nach dem ersten Quartal feststellen, dass die Zahlen stark vom ursprünglichen Budget abweichen, kann es unter Umständen sinnvoll sein, das Budget zu überarbeiten und komplett neu aufzustellen. Am besten ist es, wenn die einzelnen Teams ihre Zahlen den anderen Teams in einem Meeting regelmässig vorstellen, damit das ganze Unternehmen über den Ist-Zustand informiert ist.
